本文简要总结一下如何在 PowerPoint 中使用母版视图制作个性化的页脚页眉1,先上 效果图:

背景介绍

假如张三是哈佛(哈尔滨佛学院,简称「哈佛」)的一个学生,他要作一篇报告,题目为“ 论马克思主义在人工智能时代的指导作用”,除了 PPT 的首页之外,其余的幻灯片(slide )每张页脚要标明作者,报告的题目,时间,以及当前幻灯片的编号和所有幻灯片的数目 ;在页眉部分,右边要有哈佛的一个标志。如何来实现上述要求?

最简单的办法就是每插入一张幻灯片,人工在页脚页眉部分分别插入上述要求的内容,进 行调整,或者做好一张 slide,拷贝多次,然后进行简单修改。但是这样的方式,非常笨 拙,有很多重复性劳动,因为这种格式上的要求很多都是不变的,譬如,页脚的作者姓名 ,题目,页眉的哈佛图标等。PowerPoint 中的「母版视图」中的「版式」就是为这种需求 准备的,简单来说,版式就是一张 slide 的模板,从某一版式新建的 slide 初始都是一 模一样的,我们可以在此基础上进行进一步的编辑。

版式制作过程

进入母版视图

新建一个 PowerPoint 文件,打开,不要新建任何 slide,点击「视图」选项卡,然后点 击「幻灯片母版」。这时,菜单栏会多出一个「幻灯片母版」选项卡,同时,你会看到一 张母版,下面以树形结构展示了多个不同的版式。要想快速在普通视图和母版视图之间切 换,可以按住 Shift 键,单击 PowerPoint 右下角的「普通视图」按钮。

不同的版式就是一张 slide 的不同模板,我们不需要这些版式,可以直接把所有版式都删 掉(使用 Delete 删除)。

制作标题幻灯片的版式

单击「幻灯片母版」选项卡下的「插入版式」,插入一个新的版式,右键单击该版式,可 以重命名,我们把它命名为「标题」。

这个版式默认会有一些元素(如果不需要,可以直接删掉)。版式编辑和普通幻灯片编辑区 别不大,上述 PPT 第一页幻灯片的版式如下:

如何正确插入幻灯片编号和所有幻灯片张数?

上述的「标题」版式非常简单,这里重点讲一下如何插入左下角的幻灯片编码。首先,插 入一个矩形到版式的左下角(这里对矩形的填充颜色,边线颜色等设置不再赘述),右击 该形状,编辑文字,确保鼠标光标现在位于矩形内。然后单击「插入」选项卡,找到 「幻灯片编号」按钮并点击,这时,矩形框中就插入了幻灯片符号的占位符。我们继续编 辑,在占位符后面加上 /NUMNUM 表示 PPT 的 slide 页数,可以在做完幻灯片以后 再添加上该数字,增删了幻灯片,需要自己在模板中手动更新该数字

制作普通幻灯片页面版式

完成了标题幻灯片版式制作,我们来制作普通幻灯片页面的版式,同样地,插入新的版式 ,重命名为「普通页面」。这个版式略复杂,主要元素见下图说明:

页眉制作

页眉使用矩形,并设置背景色制作,然后右上角插入哈佛图标,具体格式可以根据自己喜 好制作。

同时页眉还有一个重要的元素是标题占位符,它的作用是:如果一张 slide 以「普通页面 」版式为模板,那么生成该页面的时候标题的样式(主要是字体和字号)已经设置好,我 们只需要点击输入标题内容即可,不需要对每一张使用该版式的 slide 标题重新设置一遍 字体字号,能够有效提升效率。下面介绍具体如何实现。

首先,在编辑「普通页面」版式时,选中「标题」,

会出现一个文本框,内有「单击此处编辑母版标题样式」字样,把文本框中的文字移动到 合适位置,然后使用「开始」选项卡设置文字的字体以及字号等格式(见下图)。

页脚制作

页脚由四个矩形拼接组成,前两个较普通,直接分别插入作者以及报告题目即可。第三个 矩形框为当前日期,插入方法与插入幻灯片编号类似:首先编辑该矩形的文字,确保光标 位于矩形内,然后在「插入」选项卡找到「日期和时间」按钮并点击,在弹出的窗口选择 日期格式,注意勾选「自动更新」2选项,见下图,

插入幻灯片编号的方法已经说过,不再赘述。

这些矩形的大小,背景色,其中的文字字体以及格式可以根据自己需要调整。

至此,这个版式就算完成了。完成了这些版式的制作以后,可以开始制作幻灯片了:在「 幻灯片母版」选项卡下,点击「关闭母版视图」,回到正常的幻灯片制作界面。

版式的使用

点击新建幻灯片,可以看到我们刚才做好的两个版式:「标题」和「普通页面」版式。首 先插入标题页面,然后插入多张普通页面,进行具体的内容制作。

这时如果再回到「母版视图」界面,点击不同的版式,PowerPoint 会自动提示哪些幻灯片 使用该版式,见下图:

为什么有的版式删不掉?

如果有基于某个版式的幻灯片存在,那么你不能删除该版式,要删除该版式,先删除所有 基于该版式的幻灯片。

参考


  1. 注意:本文使用的 PowerPoint 为 Office 2016 版本,相关设定对于其他版本 Office 不一定适用。
  2. 会自动显示你打开幻灯片的当天的日期