本文简要总结一下如何在 PowerPoint 中使用母版视图制作个性化的页脚页眉1,先上效果图:

背景介绍

假如张三是哈佛(哈尔滨佛学院,简称「哈佛」)的一个学生,他要作一篇报告,题目为“论马克思主义在人工智能时代的指导作用”,除了 PPT 的首页之外,其余的幻灯片(slide)每张页脚要标明作者,报告的题目,时间,以及当前幻灯片的编号和所有幻灯片的数目;在页眉部分,右边要有哈佛的一个标志。如何来实现上述要求?

最简单的办法就是每插入一张幻灯片,人工在页脚页眉部分分别插入上述要求的内容,进行调整,或者做好一张 slide,拷贝多次,然后进行简单修改。但是这样的方式,非常笨拙,有很多重复性劳动,因为这种格式上的要求很多都是不变的,譬如,页脚的作者姓名,题目,页眉的哈佛图标等。PowerPoint 中的「母版视图」中的「版式」就是为这种需求准备的,简单来说,版式就是一张 slide 的模板,从某一版式新建的 slide 初始都是一模一样的,我们可以在此基础上进行进一步的编辑。

版式制作过程

进入母版视图

新建一个 PowerPoint 文件,打开,不要新建任何 slide,点击「视图」选项卡,然后点击「幻灯片母版」。这时,菜单栏会多出一个「幻灯片母版」选项卡,同时,你会看到一张母版,下面以树形结构展示了多个不同的版式。要想快速在普通视图和母版视图之间切换,可以按住 Shift 键,单击 PowerPoint 右下角的「普通视图」按钮。

不同的版式就是一张 slide 的不同模板,我们不需要这些版式,可以直接把所有版式都删掉(使用 Delete 删除)。

制作标题幻灯片的版式

单击「幻灯片母版」选项卡下的「插入版式」,插入一个新的版式,右键单击该版式,可以重命名,我们把它命名为「标题」。

这个版式默认会有一些元素(如果不需要,可以直接删掉)。版式编辑和普通幻灯片编辑区别不大,上述 PPT 第一页幻灯片的版式如下:

如何正确插入幻灯片编号和所有幻灯片张数?

上述的「标题」版式非常简单,这里重点讲一下如何插入左下角的幻灯片编码。首先,插入一个矩形到版式的左下角(这里对矩形的填充颜色,边线颜色等设置不再赘述),右击该形状,编辑文字,确保鼠标光标现在位于矩形内。然后单击「插入」选项卡,找到「幻灯片编号」按钮并点击,这时,矩形框中就插入了幻灯片符号的占位符。我们继续编辑,在占位符后面加上 /NUMNUM 表示 PPT 的 slide 页数,可以在做完幻灯片以后再添加上该数字,增删了幻灯片,需要自己在模板中手动更新该数字

制作普通幻灯片页面版式

完成了标题幻灯片版式制作,我们来制作普通幻灯片页面的版式,同样地,插入新的版式,重命名为「普通页面」。这个版式略复杂,主要元素见下图说明:

页眉制作

页眉使用矩形,并设置背景色制作,然后右上角插入哈佛图标,具体格式可以根据自己喜好制作。

同时页眉还有一个重要的元素是标题占位符,它的作用是:如果一张 slide 以「普通页面」版式为模板,那么生成该页面的时候标题的样式(主要是字体和字号)已经设置好,我们只需要点击输入标题内容即可,不需要对每一张使用该版式的 slide 标题重新设置一遍字体字号,能够有效提升效率。下面介绍具体如何实现。

首先,在编辑「普通页面」版式时,选中「标题」,

会出现一个文本框,内有「单击此处编辑母版标题样式」字样,把文本框中的文字移动到合适位置,然后使用「开始」选项卡设置文字的字体以及字号等格式(见下图)。

页脚制作

页脚由四个矩形拼接组成,前两个较普通,直接分别插入作者以及报告题目即可。第三个矩形框为当前日期,插入方法与插入幻灯片编号类似:首先编辑该矩形的文字,确保光标位于矩形内,然后在「插入」选项卡找到「日期和时间」按钮并点击,在弹出的窗口选择日期格式,注意勾选「自动更新」2选项,见下图,

插入幻灯片编号的方法已经说过,不再赘述。

这些矩形的大小,背景色,其中的文字字体以及格式可以根据自己需要调整。

至此,这个版式就算完成了。完成了这些版式的制作以后,可以开始制作幻灯片了:在「幻灯片母版」选项卡下,点击「关闭母版视图」,回到正常的幻灯片制作界面。

版式的使用

点击新建幻灯片,可以看到我们刚才做好的两个版式:「标题」和「普通页面」版式。首先插入标题页面,然后插入多张普通页面,进行具体的内容制作。

这时如果再回到「母版视图」界面,点击不同的版式,PowerPoint 会自动提示哪些幻灯片使用该版式,见下图:

为什么有的版式删不掉?

如果有基于某个版式的幻灯片存在,那么你不能删除该版式,要删除该版式,先删除所有基于该版式的幻灯片。

参考


  1. 注意:本文使用的 PowerPoint 为 Office 2016 版本,相关设定对于其他版本 Office 不一定适用。
  2. 会自动显示你打开幻灯片的当天的日期